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फ़ाइलों और डेटा की सुरक्षा कैसे करें

एक कंप्यूटर उपयोगकर्ता आवश्यक डेटा और जानकारी, किसी विशेष फ़ाइल, फ़ोल्डर या सॉफ़्टवेयर को गलत हाथों में नहीं रखना चाहता है। गलत व्यक्ति के हाथों में होने के कारण, आप न केवल अपने दस्तावेजों को खो देंगे, बल्कि कॉपी होने, बदलने और यहां तक ​​कि पूरी तरह से हटाए जाने से भी डरते हैं। फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को अजनबियों की पहुंच से बचाने के लिए कुछ सॉफ्टवेयर भी बाजार में मौजूद हैं, लेकिन सुरक्षा की पहली सीढ़ी के रूप में, ऑपरेटिंग सिस्टम के अंदर उपलब्ध तरीकों को भी आज़माया जा सकता है। आज हमारे एक्सपर्ट आपको इस लेख में protect files and data बताने वाले हैं। आपको ये लेख कैसा लगा इसके बारे में आप कमेंट करके जरूर बताये।

कुछ लोग जानते हैं कि डेटा की गोपनीयता बनाए रखने के लिए विंडोज में कुछ अच्छी सुविधाएँ मौजूद हैं। न केवल आप पासवर्ड को अपनी आवश्यक फाइलों के डेटा की सुरक्षा कर सकते हैं, बल्कि फाइल को अनधिकृत कॉपी-पेस्ट या डिलीट से भी बचा सकते हैं। यदि वांछित है, तो आप उन्हें एन्क्रिप्ट भी कर सकते हैं, जिसे केवल अधिकृत उपयोगकर्ता ही पढ़ सकते हैं।

protect files and data

दस्तावेज़ सुरक्षा

अधिकांश लोग काम करने के लिए कार्यालय शब्द का उपयोग करते हैं, जिसमें वर्ड, एक्सल, पावरपॉइंट आदि जैसे सॉफ्टवेयर शामिल हैं। इन सॉफ्टवेयर्स में फाइल बनाते समय पासवर्ड को सुरक्षित रखा जा सकता है। सुरक्षा के दो स्तर हैं। आप सही पासवर्ड दर्ज किए बिना फ़ाइलों के उद्घाटन पर भी प्रतिबंध लगा सकते हैं। जब भी कोई फ़ाइल खोली जाती है, तो एक पासवर्ड पूछा जाएगा और सही पासवर्ड नहीं दिए जाने पर एक त्रुटि संदेश दिखाया जाएगा। यह भी हो सकता है कि आप फ़ाइल को देखने की अनुमति दें, लेकिन यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि कुछ भी नहीं बदला है। आप Word, Excel, PowerPoint आदि में एक या दोनों प्रकार की सुरक्षा चुन सकते हैं।

Microsoft Word 2003 में, फ़ाइल पासवर्ड की सुरक्षा के लिए Tool पर जाने के बाद, Option पर क्लिक करें। अब खुलने वाले डायलॉग बॉक्स में सिक्योरिटी टैब पर क्लिक करें। आपको इस दस्तावेज़ के शीर्ष पर फ़ाइल एन्क्रिप्शन विकल्प दिखाई देंगे। इसके तहत, आप पासवर्ड खोलने के लिए पासवर्ड के सामने पाठ बॉक्स में अपना पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं। ओके बटन दबाने से आपका डॉक्यूमेंट पासवर्ड सेव हो जाएगा। अब फाइल तभी खोली जा सकती है जब यह पासवर्ड प्रदान किया गया हो।

यदि आप अपने किसी भी दस्तावेज़ को खोलना चाहते हैं, लेकिन उसमें कोई बदलाव नहीं कर सकते हैं, तो टूल-> विकल्प-> सुरक्षा में पहले की तरह इस दस्तावेज़ के लिए फ़ाइल साझाकरण विकल्प पर जाएँ। अब संशोधित करने के लिए पासवर्ड के बगल में स्थित टेक्स्ट बॉक्स में अपना पासवर्ड डालें। ओके बटन दबाकर स्थायी रूप से अपना निर्देश दर्ज करें, और बस, लोग आपके दस्तावेज़ को पढ़ पाएंगे, लेकिन इसे बदलने की स्वतंत्रता केवल सही पासवर्ड पर मिलेगी। Microsoft Excel 2003 और PowerPoint 2003 में, आप अपने दस्तावेज़ों की इसी तरह से रक्षा कर सकते हैं।

Microsoft Word 2007 में उसी प्रक्रिया को दोहराने के लिए, बाईं माउस बटन और बटन बटन के शीर्ष पर क्लिक करके मेनू खोलें। अब Save As पर क्लिक करें, जिससे फाइल सेव डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। बाईं ओर नीचे स्थित टूल बटन पर क्लिक करके सामान्य विकल्प मेनू खोलें। अब जो डायलॉग बॉक्स खुलेगा, इस डॉक्यूमेंट के लिए एनक्रिप्शन विकल्प और इस डॉक्यूमेंट ऑप्शन के लिए फाइल शेयरिंग विकल्प प्रदर्शित किए जाएंगे। फ़ाइल को खोलने से रोकने के लिए, दूसरे विकल्प में टेक्स्ट बॉक्स में पासवर्ड दर्ज किया जा सकता है ताकि पहले उसकी सामग्री और उसकी सामग्री के संपादन को रोका जा सके। पासवर्ड डालने के बाद ओके बटन दबाएं। आपका दस्तावेज़ अब पहले से कहीं अधिक सुरक्षित हो गया है।

ज़िप फ़ाइल सुरक्षा

अपनी फ़ाइलों को सुरक्षित रखने के लिए, उन्हें पासवर्ड से सुरक्षित ज़िप फ़ोल्डर में रखा जा सकता है। इसके लिए, आवश्यक सुविधाएँ केवल विंडोज में मौजूद हैं। पहली जगह जहाँ आप अपनी संरक्षित फ़ाइलों को ज़िप फ़ोल्डर में रखना चाहते हैं। उस जगह पर राइट क्लिक करें। अब एक Context मेनू दिखाई देगा जिसमें New और फिर Compressed (ज़िप्ड) फोल्डर पर क्लिक करें। उस स्थान पर एक संकलित (ज़िप) फ़ाइल बनाई जाएगी। आप चाहें तो इसे मनपसंद नाम दे सकते हैं। इसमें अपनी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को कॉपी और पेस्ट करें। अब फाइल मेनू में दिखाई दे रहे पासवर्ड विकल्प पर क्लिक करें जो ऊपर बाईं ओर दिखाई देता है। एक छोटा सा डायलॉग बॉक्स खुलेगा, जिसमें आप अपना पासवर्ड डाल सकते हैं। सभी फाइलें पासवर्ड से सुरक्षित होंगी। इनमें से किसी भी फाइल को खोलने, कॉपी करने या नाम बदलने की कोशिश करें। बिना पासवर्ड दिए आप ऐसा नहीं कर पाएंगे।

कृपया यहां दो बातें नोट करें। सबसे पहले, यह सुविधा FAT32 विभाजन के साथ हार्ड डिस्क में नहीं मिलेगी। इसके लिए, NTFS फ़ाइल सिस्टम के विभाजन का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। वैसे आप असहज हैं क्योंकि सामान्य तौर पर, सभी विंडोज कंप्यूटर अब एक ही फाइल सिस्टम का उपयोग करते हैं। विंडोज इंस्टाल करते समय फाइल सिस्टम ऑप्शन को चुनना। NTFS एक नया, अधिक शक्तिशाली और सुरक्षित फाइल सिस्टम है। FAT32 सीमित क्षमताओं वाली एक पुरानी फ़ाइल प्रणाली है। दूसरी बात यह है कि अगर इस प्रकार के गेडेड फोल्डर की सामग्री को संरक्षित किया जाता है, तो इसके अंदर की फाइलें निश्चित रूप से देखी जा सकती हैं। यही है, फ़ाइलों के नाम और उनसे जुड़ी बुनियादी जानकारी गुण मेनू के माध्यम से प्रदर्शित की जाती हैं।

यदि आप अपनी फ़ाइल को पूरी तरह से अदृश्य बनाना चाहते हैं, तो इस gyamed फ़ोल्डर को दूसरे geded फ़ोल्डर में रखें, जो स्वचालित रूप से पासवर्ड से सुरक्षित है। अब ऊपरी geped फ़ोल्डर (ज़िप फ़ोल्डर के अंदर) की सामग्री दिखाई देगी लेकिन एक पासवर्ड प्रदान किए बिना नहीं खोला जा सकता है। यदि आप पासवर्ड हटाना चाहते हैं, तो फ़ाइल मेनू में दिए गए विकल्पों का उपयोग करें।

छिपा हुआ फोल्डर

अगर आप अपने फोल्डर या फाइलों को दूसरों की नजरों से बचाना चाहते हैं, तो उन्हें छिपाएं। Windows XP, 2000, 2003 और इसी तरह, फ़ाइल या फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और गुण पर जाएं और विशेषताओं में छिपे हुए बॉक्स पर क्लिक करें। आपकी सामग्री छिपा दी गई है। छिपी हुई फ़ाइलों को दिखाने या छिपाने के लिए, विंडोज एक्सप्लोरर पर जाएं और दूसरी सेटिंग करें। किसी भी फोल्डर को डबल क्लिक करके खोलें। अब मेनू में, टूल्स -> फोल्डर ऑप्शन्स -> देखें और यह देखने के लिए कि आप छिपी हुई फाइलों को छुपाना चाहते हैं या नहीं, यह बताने के लिए हिडन फाइल्स और फोल्डर्स ऑप्शन पर जाएं। ओके बटन दबाकर अपने निर्देश को स्थायी रूप से दर्ज करें। विंडोज विस्टा और विंडोज इंटेक में यह सेटिंग करने के लिए, आपको फ़ोल्डर खोलने और ऑर्गनाइज मेनू बटन दबाने के बाद फोल्डर और सर्च ऑप्शन मेनू पर क्लिक करना होगा। अब जो डायलॉग बॉक्स खुलेगा, उसमें व्यू टैब पर एडवांस्ड ऑप्शन चुनें, और हिडन फाइल्स और फोल्डर सेक्शन को दिखाने या इनविजिबल बनाने के विकल्प को चुनें। याद रखें, आपकी फ़ाइल अस्थायी रूप से अदृश्य है क्योंकि उसी प्रक्रिया का उपयोग छुपी हुई फ़ाइलों या फ़ोल्डरों पर क्लिक करके उसे फिर से देखने के लिए किया जा सकता है।

फ़ाइल एन्क्रिप्शन

विंडोज एक्सपी और उससे ऊपर के सभी ऑपरेटिंग सिस्टम में फाइलों को एन्क्रिप्ट करने की क्षमता होती है। इसके जरिए फाइलों का डेटा अजीब और खराब भाषा में तब्दील हो जाता है, जिसे कोई पढ़ नहीं सकता है। यदि आप चाहें, तो आप अपनी फ़ाइलों के लिए इस सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि कोई भी एन्क्रिप्टेड फ़ाइलों को नहीं पढ़ सकता है। लेकिन यह उसी कंप्यूटर पर लागू होता है जो केवल तब खुलता है जब कोई उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड दिया जाता है, जैसे कि कार्यालयों में। एन्क्रिप्टेड फ़ाइलों के लिए कोई अन्य उपयोगकर्ता किसी उपयोगकर्ता द्वारा पढ़ा नहीं जा सकता है। कंप्यूटर पर मूल उपयोगकर्ता लॉग के बाद ही इन फ़ाइलों को खोला, पढ़ा या इस्तेमाल किया जा सकता है। इस सुविधा का पूरा लाभ उठाने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने विंडोज पासवर्ड को सुरक्षित रखें।

फ़ाइल एन्क्रिप्शन की विधि बहुत आसान है। उस फ़ाइल या फ़ोल्डर को राइट-क्लिक करें जिसे आप एन्क्रिप्ट करना चाहते हैं, और गुण चुनें। अब जनरल टैब में उन्नत बटन दबाएं और संपीड़ित या एन्क्रिप्टेड सुविधाओं के विकल्प पर जाएं और सुरक्षित डेटा के लिए एन्क्रिप्ट सामग्री का चयन करें और ओके बटन दबाएं। आपकी फाइल एन्क्रिप्टेड है।

सामान्य उपयोगकर्ताओं के लिए आवश्यक फ़ाइलों और डेटा को रखने के लिए विंडोज में दी गई सुविधाएं लगभग पर्याप्त हैं। यदि आपको अधिक सुरक्षा प्रणाली की आवश्यकता है तो आपको इसके लिए उन्नत सॉफ्टवेयर का उपयोग करना होगा।

इस लेख में, हमने protect files and data के बारे में बताया है। अगर आपको यह लेख पसंद आया है, तो आप हमारे फेसबुक पेज को भी लाइक कर सकते हैं और हमारे YouTube चैनल को सब्सक्राइब भी कर सकते हैं। अगर आपको इस लेख से संबंधित कोई समस्या है, तो आप हमें कमेंट करके बता सकते हैं।

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